Tugas Audit Management Control,System Development Management Control dan Programning Control

MANAGEMENT CONTROL

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Defenisi mary parker follet berhubungan dengan manajemen adalah seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi

Kontrol atau sistem kendali adalah suatu alat untuk mengendalikan, memerintah, dan mengatur keadaan dari suatu sistem.

Perlunya kontrol dan audit

Faktor-faktor yang mendorong pentingnya kontrol dan audit SI adalah antara lain untuk:

a)    Mendeteksi agar komputer tidak dikelola secara kurang terarah

b)    Mendeteksi resiko pengambilan keputusan yang salah akibat informasi hasil proses sistem komputerisasi salah/lambat/tidak lengkap

c)    Menjaga aset perusahaan karena nilai hardware, software dan dan personil lazimnya tinggi

d)    Mendeteksi resiko error komputer

e)    Mendeteksi resiko penyalahgunaan komputer (fraud)

f)     Menjaga kerahasiaan

g)    Meningkatkan pengendalian evolusi penggunaan komputer

Tahapan Audit

a)    Subjek Audit

Tentukan/identifkasi unit/lokasi yang diaudit

b)    Sasaran audit

Tentukan sistem secra spesifik, fungsi atau unit orgainisasi yang akan diperiksa

c)    Jangkauan audit

Identifikasi sistem secara spesifik, fungsi atau unit organisasi untuk dimasukkan lingkup pemeriksaan.

d)    Rencana pre-audit

1.    Identifikasi kebutuhan keahlian teknik dan sumber daya yang diperlukan untuk audit

2.    Identifikasi sumber bukti untuk tes atau review seperti fungsi flowchart, kebijakan, standard prosedur dan kertas kerja audit sebelumnya.

e)    Prosedur audit dan langka-langkah pengumpulann bukti audit

1.    Identifikasi dan pilih pendekatan audit untuk memeriksa dan menguji pengendalian intern

2.    Identifikasi daftar individu untuk interview

3.    Identifikasi dan menghasilkan kebijakan yang berhubungan dengan bagian, standar dan pedoman untuk interview

4.    Mengembangakn instrumen audit dan metodologi pengujian dan pemeriksaan kontrol internal

f)     Prosedur untuk evaluasi

1.    Organisasikan sesuai kondisi dan situasi

2.    Identifikasi prosedur evaluasi atas tes efektifitas dan efisiensi sistem, evaluasi kekuatan dari dokumen, kebijakan dan prosedur yang diaudit

g)    Laporan hasil audit

Siapkan laporan yang objektif, konsteuktif (bersifat membangun) dan menampung penjelasan audit.

Manajemen menggunakan sistem informasi untuk mencapai tujuan dan harapan atas investasi besar yang telah dilakukan. Alasan untuk menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam organisasi adalah untuk mendapatkan nilai bisnis melalui pengurangan biaya, efektivitas yang lebih besar, peningkatan efisiensi ditingkatkan dan meningkatkan kualitas layanan. Biasanya, tujuan manajemen dan tujuan dalam memanfaatkan teknologi untuk mendukung proses bisnis meliputi: kerahasiaan, integritas, ketersediaan, keandalan dan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan.
Kerahasiaan
Kerahasiaan menyangkut perlindungan terhadap informasi-informasi penting dari kemungkinan kebocoran. Perhatian dan pertimbangan harus dilakukan terhadap level pentingnya suatu data, karena ini akan menentukan bagaimana kontrol ketat atas akses data yang seharusnya. Manajemen perlu jaminan kemampuan organisasi untuk menjaga informasi rahasia, karena kebocoran data dapat membahayakan reputasi masyarakat yang signifikan, terutama di mana informasi tersebut berhubungan dengan data klien yang sensitif.

Integritas
Integritas mengacu pada keakuratan dan kelengkapan informasi serta keabsahannya sesuai dengan nilai-nilai bisnis dan harapan. Ini merupakan tujuan audit yang penting untuk mendapatkan jaminan kepada manajemen dan pengguna laporan eksternal bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi organisasi dapat diandalkan dan dipercaya untuk membuat keputusan bisnis.
Ketersediaan
Ketersediaan berkaitan dengan informasi yang tersedia bila diperlukan oleh proses bisnis sekarang dan di masa depan. Hal ini juga menyangkut pengamanan sumber daya yang diperlukan dan kemampuan yang terkait. Mengingat sifatnya berisiko tinggi untuk menjaga informasi penting yang tersimpan pada sistem komputer, adalah penting bahwa organisasi memperoleh jaminan bahwa informasi kebutuhan untuk membuat keputusan tersedia bila diperlukan. Ini berarti memastikan bahwa organisasi memiliki langkah-langkah di tempat untuk menjamin kelangsungan bisnis dan memastikan pemulihan yang dapat dibuat dengan cara yang tepat waktu dari suatu masalah sehingga informasi yang dibutuhkan tersedia bila diperlukan.

Keandalan
Keandalan mengacu pada tingkat konsistensi dari sistem atau kemampuan suatu sistem untuk melakukan fungsi yang diperlukan di bawah kondisi yang dinyatakan. Keandalan merupakan tujuan audit yang penting dalam rangka untuk memberikan jaminan bahwa sistem beroperasi secara konsisten dan melakukan fungsinya seperti yang diharapkan.

Kesesuaian dengan persyaratan hukum dan peraturan

Kepatuhan berkaitan dengan mematuhi hukum, peraturan dan kewajiban kontrak dimana proses bisnis adalah subjeknya. Manajemen dan stakeholder kunci memerlukan jaminan bahwa prosedur kepatuhan yang diperlukan telah berada pada tempatnya, karena ada potensi risiko bahwa organisasi dapat dikenakan hukuman jika prosedur hukum dan peraturan tidak ditegakkan.

SYSTEM DEVELOPMENT MANAGEMENT CONTROL

SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Salah satu kunci IT Gevermence dalam pandangan kontrol internal adalah perlunya kebijakan formal dari tiap manegement mengenai metologi perkembangan sistem (System Development metodology). Pucuk pimpinan perusahaan harus menetapkan metologi system development life cycle seal yang dianut.

Siklus Hidup Sistem

Siklus daur hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang terjadi dalam penerapan sistem atau sub sistem informasi berbasis komputer. Mulai dari perencanaan kebutuhan sistem sampai dioperasokan untuk kegiatan organisasi. Proses tersebut terdiri dari kegiatan perencanaan, analisis, rancangan (Design / construction), penerapan (System Implementation), dan penggunaan sistem atau sering disebut dengan istilah production (operasionalisasi sistem) sebagai suatu sistem yang life digunakan sesuai kebutuhan pengguna dari pada tahap penggunaan tersebut seluruh operasi sistem dilakukan oleh pengguna.

Sistem informasi dibangun menurut kaidah dan metoda – metoda tertentu yang disebut metodologi (System Depelopment Methodology). Menurut berbagai sumber lain, terdapat metodologi yang dapat diikuti.

Sistem development life cycle (SDLC) adalah seluruh proses mengembangkan produknya membangun sistem informasi melalui berbagai langkah, mulai dari penelitian kebutuhan (requitment), analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan (maintenance).

Tahap	Keterangan
Fensibility study	Menentukan layak/tidaknya, cost-beneft satu proses sistem.
Information Analysis	Menggali user requirements.
System Design	Merancang user interface, sistem file, dan information processing functions yang akan dilakukan, dan sebagainya.
Program development	Memdesain, coding, compiling, testing, dan decomenting programs.
Procedures and forms devenlopment	Mendesain system procedures dan form – form yang akan digunakan.
Acceplance testing	Final text / formal approval / accerptanes dari out
Conversion	Implementasi, mengganti sistem lama dengan sistem baru.
Operation and maintenance	On-gving production, eperasionalisasi sistem, perawatan dan perbaikan, evaluasi atau usul sistem yang lebih baru lagi di kemudian hari.

Tabel 9.1 Tahap – tahap Perkembangan System

Secara lebih rinci kegiatan – kegiatan dalam berbagai tahap pengembangan sistem aplikasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1.    The Planning Phase

Kegiatan – kegiatan yang dilakukan pada tahap ini antara lain adalah :

·         Mengenali masalah yang dihadapi (recognize the prolem)

·         Merumuskan problem yang sesungguhnya (define the problem)

·         Menetapkan tujuan / sasaran (Set system objectives)

·         Identifikasi kendala / keterbatasan (Identify system constraint)

·         Melakukan studi kelayakan (conduct a  feasibility study); mengamati faktur – faktur yang berpengaruh terhadap pencapaian tujuan, mencakup kelayakan.

·         Menyiapkan proposal (Prepare a system study proposal)

·         Disetujui / tidaknya usulan (approce or disapprove the study project)

·         Membangun mekanisme kontrol (establish a control mechinisme)

2.    The analysis Phase

Dalam tahap system analysis dilakukan studi tentang sistem yang berjalan saat ini (existing / eurrent system) dalam rangka menilai ada / tidaknya kelemahan.

·         Membentuk tim

·         Merumuskan tujuan atau kebutuhan informasi

·         Merumuskan system performance cycle

·         Menyiapkan design proposal.

3.    The implementasi phase

Pada tahap implementasi dilakukan acquisition dan integrasi sumber daya fisik dan no fisik agar sistem dapat dioperasikan.

·         Perencanaan implementasi dan mengumumkannya

·         Perolehan sumber daya hardware dan software

·         Menyiapkan fasilitas fisik

·         Pelatihan users

·         Menyiapkan the cutever proposal dan cutover the new system

4.    The use phase

Antara lain kegiatan – kegiatan sebagai berikut :

·         Penggunaan sistem (use the system)

·         Evaluasi atau pemeriksaan (Audit the system)

5.    Maintain the system

·         Melakukan perbaikan, memutakhirkan dan menyempurkan use (to keep system current /  to improses the system)

·         Menyiapkan usulan renginsering bila diperlukan.

Jenis Tes	Keterangan
Program testing	Oleh programmer, terhadap tiap program untuk menguji  accuracy, completeness dan efficiency.
System testing	Oleh sistem analis dan programmer, untuk menguji overall system apakah interfaces antar program / subsistem sudah baik.
User testing	Oleh sistem analis programmer, user dan operator, untuk menguji apakah sistem sudah berjalan baik di lapangan.
Quality assurance testing	Pengujian oleh QA, apakah secara terkini sistem sudah baik, dan apakah sesuai dengan aturan / kaidah / standar.

Tabel 9.2. Testing Domain

Metodologi Sdlc

Istilah metodologi pengembangan (atau pembanguna) sistem aplikasi adalah semata-mata merupakan sebutan yang diintroduksi oleh lingkungan kelompok ahli yang menelurkan ide – ide tentang prosedur pembangunan lain.

Testng, adalah sangat sulit untuk kembali melakukan perubahan karena ada suatu yang belum dipikirkan sebelumnya (atau situasi berubah).

Soft-System Methodology

Pendekatan soft-systems methodology (SSM) meliputi dua tahapan, yaitu :

·         Kenali situasi/kondisi, identifikasikan problem. Ada tiga hal yang harus diingat dan dilakukan, yaitu :

§  Problem solver, yang menggunakan SSM untuk struktur diskusi, debat dan negoisasi tentang problem tersebut.

§  Problem owner

§  Decision taker, orang yang memiliki kemampuan untuk merubah situasi.

·         Uraikan situasi, problem situation, dan problem solver menggunakan SSM untuk membantu staheholder (Problem solver, problem owner, decision taker) untuk mengeri benar aturan, norma dan nilai yang mendasar problem tersebut.

Sociotechnical Design Approach

Pendekatan sociotechnical design mulai dikembangkan pada pertengahan akhir tahun 1970an yang didasarkan pada masalah behavioral (keperilakuan pendekatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengoptimalkan gabungan dua aspek, yaitu :

·         Technical system, yang bertujuan untuk memaksimalkan penyelesaian tugas.

·         Social system, bertujuan memaksimalkan kualitas working life system user.

Politycal Approach

Pada awal tahun 1980an diperkenalkan pendekatan politis (politycal approach) dalam pengembangan sistem informasi. Munculnya ide ini didasarkan pada pemikiran bahwa keterlibatan user merupakan strategi pengembangan sistem aplikasi yang tepat.

Prototyping Approach

Pendekatan prototyping menggunakan metode langsung dalam pengembangan sistem aplikasi.

Pada umumnya prototyping termasuk pendekatan yang fleksibel dan relatif banyak diikitu karena keunggulan – keunggulan, meskipun ada juga kelemahannya.

Keunggulan prototyping ialah memungkinkan interaksi secara interns (Aktif) dan calon user dapat ikut berpartisipasi, membayangkan, atau mengharapkan sistem apalikasi yang akan dikembangkan. Sedangkan kelemahannya adalah seringkali prototype berjalan di lapangan dan mengalami perubahan – perubahan dari konsep desain awal yang lebih terintegrasi.

Kondisi atau bidang yang cocok menggunakan metoda prototyping misalnya :

·         Bidang yang tipe pekerjaannya high risk

·         Dalam pembangunannya harus banyak interaksi dengan calon pengguna sistem aplikasi tersebut.

·         Sistem perlu segera dioperasionalkan

·         Ekspektasi umur sistem tidak terlalu panjang

·         Sistem yang kondisi dan lingkungannya baru

·         Para calon pengguna sistem belum dapat diukur ciri – ciri karakteristiknya.

Contigency Approach

Menurut para pendukung gagasan model pengembangan sistem ini. Hal – hal berikut ini yang mempengaruhi efektifitas pendekatan ini, yaitu :

·         Social system impact, jika sistem memiliki dampak besar terhadap pekerjaan, sktruktur organisasi atau distribusi kekuatan organisasi, maka desainer harus melakukan pendekatan dan memperhatikan issue behavioral yang timbul.

·         Task sistem impact, jika sistem mempengaruhi kinerja karyawan dan keseluruhan efektifitas dan efesiensi organisasi maka bagian HRD harus ikut bertanggungjawab terhadap pengembangan sistem ini.

·         System size, skala sistem yang akan dikembangkan harus disebarluaskan apa yang menjadi dampak sosial dan sistem pada organisasi.

Peranan Auditor

Dari sudut – pandang audit, pengembangan dan dokumentasi siste adalah sangat penting sekali untuk mendapatkan perhatian, perlunya mekanisme kontrol dan audit diharapkan dapat menjaga compliance terhadap procedur. Olh karena itu perusahaan perlu menetapkan standard metodology dan dokumentasi dan mendorong agar sistem aplikasi dibangun dengan ketaatan prosedur sejak mula dari langkah yang paling awal.

Pemeliharaan  / Modifikasi Sistem

Sistem yang sudah operasional seringkali penting untuk disempurnakan di-update, di-generate laporan – laporan tambahan, atau perubahan – perubahan minor. Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Selain itu, kondisi lingkungan bisnis membutuhkan perubahan.

Aspek – aspe atau tahap yang mana saja yang diperlu dievaluasi dari satu kegiatan pengembangan sistem aplikasi? Ada beberapa hal yang harus dievaluasi yaitu. (a) Problem opportunity definition, (b) management of the change procces, (c) entry the feasibility assessment, (d) Analysis of the existing system, (e) formulation of strategic requirements, (f) Organizational and job design, (g) Information processing system design, (h) application software acquisition and development, (i) hardware/system software acquisition, (j) procedures development, (k) acceplence testing, (l) conversion, (m) operation and maintenance.

Audit Sistem Aplikasi

Type audit yang digunakan auditor pada proses pengembangan sistem ialah :

·         Concurrent audit, auditor sebagai bagian dari team pengembangan sistem, auditor terlihat sebagai team untuk meningkatkan kualitas sistem yang sedang dikembangkan.

·         Postimplementation audit, auditor membantu organisasi untuk mempelajari aplikasi sistem yang sedang dijalankan, auditor dapat melakukan evaluasi apakah sistem yang ada perlu dibuang, dilanjutkan atau dimodifikasi.

·         General review of information sistems auditor, auditor melakukan evaluasi tehadap pengembangan sistem secara keseluruhan, auditor menentukan apakah mereka dapat perlunya mengurangi pengecekan data.

Prosedur Audit Rinci

Instrumen Pengumpulan Bukti Audit

Bukti audit diperoleh dari pihak – pihak terkait, dikumpulkan dengan sebagai cara, antara lain : kuesioner, pengamatan atau obsevasi (pengamatan dilakukan ditekankan pada TI, yang mencakup system application, data center dan infratructur), wawancara, review dokumentasi, pemeriksaan fisik, analytical review procedure, tes/pengujian, penjelasan pihak ketiga/ahli dan sebagainya.

PROGRAMMING CONTROL

Pemrograman adalah proses menulis, menguji dan memperbaiki, dan memelihara kode yang membangun suatu program komputer.

Kontrol atau sistem kendali adalah suatu alat untuk mengendalikan, memerintah, dan mengatur keadaan dari suatu sistem.

Pemograman audit

      A.     The audit program for the preliminary

Tujuan utama dari survey adalah untuk mendapatkan latar belakang dan informasi kerja umum di daerah audit agar berhasil.

      B.     Program for the review and testing of management audit internal control

Menilai sejauh mana bukti-bukti yang dapat diandalkan untuk menjamin informasi yang akurat sering disebut menentukan bukti, tetapi auditor harus melampaui ini. Karena dia juga harus mempertimbangkan apa saja bukti yang diperlukan untuk meyakinkan dirinya sendiri tentang tujuannya mengenai efisien,ekonomis dan operasi yang efektif. Selanjutnya dia dapat menentukan langkah-langkah rinci ia akan membutuhkan dalamnprogram audit untuk menyelesaikan pemeriksaan detail.

      C.     Combine program for the premilinary survey and the review and testing of management control.

Sebagian besar program audit kinerjanya meliputi dua fase yaitu, pertama survei diawal dan kedua pemeriksaan lalu pengujian pengendalian manajemen.

Dalam mengaudit yang diidentifikasi oleh akuntan publik membuat laporan keuangan pemeriksaan, satu-satunya tujuan identifikasi adalah tujuan sementara , yang memerlukan surat perjanjian untuk mendapatkan persetujuan agar dapat melanjutkan pengujian , persetujuan yang harus diperoleh untuk melanjukan audit dari otoritas tingkat lebih tinggi dalam audit organisasi.

      D.     Audit program for detailed examination

Seluruh program pengujian terinci pada umumnya terdiri dari empat bagian :

Informasi latar belakang mengenai audit.

Hasil yang diharapkan dari kinerja audit.

Prosedur audit yang diperlukan untuk mencapai hasil.

Intruksi khusus.

      E.      Background information on the audit

Informasi latar belakang biasanya merupakan penjelasan singkat mengenai organisasi,program, kegiatan dan cara untuk melaksanakan prosedur yang menyangkut aktivitasi dibawah pemeriksaan.

      F.      Audit procedures

Mengingat tujuan utama , subdivisi utama harus didasarkan pada kriteria, penyebab dan efek. Divisi utama kemudian harus dipecah menjadi masing-masing baris pada penyelidikan lebih lanjut dan tujuan spesifik harus dinyatakan untuk subjective beserta hubungannya dengan tujuan utama. Auditor menemukan bahwa informasi yang tersedia di lokasi yang dia butuhkan hanya sebagai referensi, tetapi tidak perlu menyertakan dalam audit. Akhirnya, jika program-program audit untuk pemeriksaan rinci disiapkan dengan baik,audior dapat menggunakannya sebagai dasar untuk mengumpulkan bukti-bukti yang tepat pada tujuan audit untuk mendukung atau menyangkal objektif. Jika mendukung objektive, maka auditor akn siap untuk melaporkan kesimpulan.

      G.     Final intructions

Keempat bagian dari pemeriksaan rinci program harus berisi intruksi khusus yang diperlukan untuk :

Prosedur harus diikuti dalam menangani perkembangan yang signifikan atau tidak biasa yang mungkin timbul selama audit.

Metode yang harus diikuti dalam pengindeksan dan kertas kerja pengujian.

Penggunaan audit internal kerja dan studi oleh konsultan external.

Hal penting lain tidak tercakup di tempat lain dalam program kerja.